Educazione Digitale – Email di Richiesta

Quando si scrive un’email di richiesta ufficiale, a nome di un’organizzazione, è bene prestare attenzione a come lo si scrive per evitare alcuni errori, purtroppo, comuni.

Qui parto da un’esempio (negativo) di email per fornire alcune semplici raccomandazioni.

Quest’email (opportunamente censurata) mi è arrivata questa mattina dal reparto acquisti italiano di una grande industria multinazionale.

AggBaseDati

Ci sono diversi aspetti che sarebbe opportuno prendere in considerazione ma che sono stati ignorati nell’esempio qui sopra.

Destinatari: è buona educazione indicare i destinatari specie se alcuni ricevono l’email per conoscenza ed altri sono quelli che dovrebbero rispondere. Non specificare i destinatari potrebbe essere ragionevole in una informativa in cui non è il caso di inondare tutti i destinatari con il nome di tutti gli altri e se, per motivi di privacy, non vogliamo rivelare gli indirizzi di tutti.

Nel caso specifico, il messaggio è stato (probabilmente) inviato sia a me che a uno o più membri del personale amministrativo, che sono coloro che dovrebbero gestire questo tipo di richieste. Tuttavia non essendoci l’elenco dei destinatari non lo posso sapere.

Soggetto: il soggetto dell’email dovrebbe permettere di capire di cosa tratta il contenuto, quindi se si tratta di una richiesta sarebbe opportuno che la parola “richiesta” comparisse nel soggetto.

Nel caso specifico, il soggetto inizia con “informazione”, questo suggerirebbe trattarsi di una comunicazione informativa, che non richiede una risposta. Tuttavia il contenuto dell’email è decisamente diverso.

Formattazione tipografica: è noto che nella comunicazione internet il TESTO TUTTO MAIUSCOLO viene usato come equivalente dell’alzare la voce. Quindi una riga di soggetto tutta maiuscolo è tipicamente sguaiata ed aggressiva, è comune trovare questo tipo di soggetti in email di spam o phishing.

Nel caso specifico, a prima vista sembra un’email di spam.

Lingua: punteggiatura e grammatica sono importanti, se si tralasciano la sensazione che viene trasmessa è di sciatteria e poca cura, quindi disprezzo per il destinatario. Se state scrivendo un’email che, presumibilmente, leggeranno centinaia di persona non vale forse la pena di rileggerlo prima di inviarlo?

Nel caso specifico, è quasi fantozziano il “Vi chiediamo cortesemente di inviarmi“, la maiuscola dopo la virgola è un dettaglio, come pure l’assenza di virgole nell’elenco delle informazioni richieste. Concorrono comunque alla sensazione di sciatteria generale.

Spaziatura: in generale è buona norma separare frase ed elementi dell’email tra loro tramite una riga vuota di spaziatura, questo agevola la lettura. Perciò si dovrebbero inserire delle righe vuote: dopo il saluto iniziale, prima del saluto finale e tra le frasi che rappresentano elementi diversi (ad esempio motivazione, richiesta, dettagli tempistiche) dell’email.

Nel caso specifico, il testo dell’email e scritto tutto di seguito senza alcuna spaziatura.

Assunzioni implicite: non tutte le organizzazioni hanno la stessa struttura e funzionano con le stesse procedure. Assumerlo è una forma di arroganza e disprezzo, in particolare se arriva da un’azienda grande verso un’azienda piccola.

Nel caso specifico, il riferimento al “C.E.O.” (inglesismo evitabile a parte) presuppone che i destinatari abbiano un amministratore delegato, questo non è sempre vero. In particolare è sicuramente falso se il destinatario è un’amministrazione pubblica come un’università.

 

Email di questo tipo rivelano quanto sia necessaria un’educazione non solo digitale ma anche orientata alla comunicazione. Una serie di semplici concetti e buone pratiche che qualunque cittadino dovrebbe conoscere ed applicare.

Si parla tanto di educazione digitale e coding, ma credo che imparare a scrivere un’email decente (come già notato in altri contesti) sarebbe già una grande conquista.

 

 

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